Een document online ondertekenen zonder stempel of Photoshop

We zetten een handtekening op een scan of foto van een document rechtstreeks in de browser, zonder printer, scanner of Photoshop. We behandelen beide methoden, hoe je een facsimile van papier maakt en welke juridische waarde zo'n handtekening heeft.

Een bekende situatie: je krijgt een contract, aanvraag of akte toegestuurd als PDF of als afbeelding, en het moet ondertekend teruggestuurd worden. De klassieke route is: printen, met een pen ondertekenen, scannen of fotograferen en terugsturen. Dat duurt lang, je hebt een printer en scanner nodig, en het resultaat is een scheve, overbelichte scan. Veel mensen proberen de handtekening in Photoshop te plakken en worstelen met selecties (selections), lagen (layers) en transparantie (transparency), terwijl de taak in een minuut geklaard kan zijn.

In de praktijk heeft de meerderheid thuis geen werkende printer, en als die er wel is, raakt de inkt precies op het moment op dat het document vandaag ingeleverd moet worden. Een gang naar de kopieerwinkel kost een half uur, een rij en betaling per vel. Dat allemaal om één krabbel te zetten op een pagina die je toch al op het scherm ziet. Het is logischer om de handtekening direct aan het elektronische bestand toe te voegen, zonder ook maar één keer papier aan te raken.

Wij bij studio gdefoto werken elke dag met afbeeldingen en hebben een eenvoudig hulpmiddel gemaakt dat een handtekening op een document zet, rechtstreeks in de browser. In dit artikel behandelen we eerlijk beide methoden van ondertekenen, laten we zien hoe je je handtekening van papier omzet naar een transparante PNG, lopen we stap voor stap door telefoon, tablet en computer, en gaan we apart in op de juridische waarde van zo'n handtekening, want dat is belangrijk en daar wordt meestal over gezwegen. En wie het gewoon meteen wil doen, kan een handtekening op een document online zetten in ons hulpmiddel.

We benadrukken apart het aspect privacy. Documenten zijn altijd persoonsgegevens: identiteitsgegevens, contractbedragen, adressen, rekeninggegevens. Ons hulpmiddel werkt rechtstreeks in de browser op jouw apparaat, het bestand wordt naar geen enkele server geüpload en gaat nergens heen. Je opent de pagina, de afbeelding wordt lokaal verwerkt, en het resultaat download je zelf. Dit verschilt principieel van clouddiensten, waar het document naar een vreemde computer wordt gestuurd, daar een tijd bewaard blijft, en waar jij geen controle meer hebt over wat er verder mee gebeurt.

Om meteen duidelijk te maken waarom een online handtekening beter is dan de oude papieren route, vergelijken we op de belangrijkste punten:

• Tijd. Printen, ondertekenen, scannen en versturen kost 10 tot 20 minuten, inclusief het zoeken naar een printer en papier. Een handtekening direct in de browser duurt 1 tot 2 minuten van het uploaden van het document tot het klare bestand.
• Apparatuur. De oude methode vraagt om een printer, papier, inkt en een scanner of camera. Online heb je alleen een telefoon of computer met browser nodig.
• Kwaliteit. Een geprint en opnieuw ingescand document verliest scherpte, krijgt strepen en vergeling. Bij het werken met een elektronisch bestand blijft de kwaliteit onaangetast, alleen de handtekening komt erbij.
• Geld. Een kopieerwinkel betekent betalen per vel en heen en weer reizen. Het online hulpmiddel is gratis en altijd bij de hand.
• Herhaalbaarheid. Elk nieuw document moet opnieuw geprint en gescand worden. Met een kant-en-klare PNG van je handtekening zet je die in seconden op elk document.

Verderop in het artikel leggen we alles netjes uit: welke twee methoden er zijn, hoe je één keer een nette bestandsversie van je handtekening maakt, hoe je op verschillende apparaten ondertekent en wat je moet weten over de juridische kant van de zaak.

Een handtekening op een document zetten kan op twee manieren, en elk heeft zijn eigen situatie. Eerst kort over de essentie, verderop behandelen we elk stap voor stap.

Methode 1. Teken de handtekening direct op het scherm. Geschikt wanneer het snel moet en je geen voorbeeld bij de hand hebt. Je tekent de handtekening met de muis op een laptop of met je vinger op telefoon en tablet. Op de telefoon wordt het merkbaar natuurlijker, een vinger komt dichter bij een pen dan een muis, en op een tablet met stylus is het resultaat bijna niet te onderscheiden van een echte handtekening. Deze methode is goed voor informele afstemmingen en interne documenten, waarbij het feit van ondertekening telt en niet de perfecte overeenkomst met je officiële handtekening.

Methode 2. Upload een kant-en-klare handtekening als PNG met transparante achtergrond. Dit is de beste optie als je juist je echte handtekening nodig hebt. Je maakt één keer een net bestand van je handtekening en zet die daarna in seconden op elk document. De handtekening ziet er precies zo uit als op papier, want het ís je papieren handtekening, gewoon omgezet naar een bestand.

Om de keuze makkelijker te maken, vergelijken we de methoden op de belangrijkste criteria:

• Snelheid de eerste keer - tekenen: 10 seconden; PNG uploaden: 3 tot 5 minuten om het bestand voor te bereiden.
• Snelheid daarna - tekenen: elke keer opnieuw; PNG uploaden: 5 seconden, het bestand is al klaar.
• Gelijkenis met je echte handtekening - tekenen: gemiddeld, vooral met de muis; PNG uploaden: volledig, het is je handtekening van papier.
• Waar het past - tekenen: interne en alledaagse documenten; PNG uploaden: alles waarbij een herkenbare persoonlijke handtekening telt.
• Is een papieren voorbeeld nodig - tekenen: nee; PNG uploaden: ja, één keer.

Principieel belangrijk voor de tweede methode: de handtekening moet op een transparante achtergrond staan, anders zit er een witte rechthoek omheen die de tekst van het document afdekt. Dus als je je handtekening simpelweg op een wit vel hebt gefotografeerd, moet de witte achtergrond eraf. Hoe je dat doet, behandelen we hieronder in een aparte sectie.

In ons hulpmiddel zijn beide methoden meteen beschikbaar: je kunt een handtekening tekenen of een PNG uploaden en die direct op het document zetten. Een getekende handtekening komt automatisch op een transparante achtergrond, het witte canvas komt niet in het resultaat, dus je kunt hem vrij over de tekst schuiven.

Welke methode kies je in de praktijk? Als het document intern of alledaags is, bijvoorbeeld een aanvraag bij de vereniging van eigenaren, een toestemming voor gegevensverwerking of een interne akte, en je doet het één keer, is het eenvoudiger om de handtekening ter plekke te tekenen. Onderteken je regelmatig contracten, facturen en aktes, en is een herkenbare persoonlijke handtekening belangrijk, besteed dan één keer vijf minuten en maak een transparante PNG. Dat verdient zich al bij het eerste hergebruik terug. Veel mensen combineren: ze houden een kant-en-klare PNG voor serieuze papieren en tekenen soms met de hand voor kleinigheden.

Nog een argument voor een kant-en-klaar bestand is de uniformiteit. Wanneer de handtekening elke keer opnieuw wordt getekend, wordt hij telkens een beetje anders, en een kritische ontvanger kan dat opmerken. Dezelfde PNG ziet er altijd hetzelfde uit, als een echte facsimilestempel, en roept geen vragen op.

De meest voorkomende vraag: er is een handtekening op papier, die moet omgezet worden naar een bestand dat je op documenten kunt zetten. Dat doe je één keer, daarna gebruik je de kant-en-klare PNG jarenlang. We behandelen het stap voor stap.

Stap 1. Onderteken op een schoon wit vel. Neem een pen met verzadigde inkt, het liefst een gel- of vulpen, zwart of donkerblauw. Hoe contrastrijker de handtekening tegen het wit, hoe schoner je de achtergrond eruit kunt knippen. Een bleke balpen geeft een grijze handtekening die daarna lastig van de achtergrond te scheiden is. Onderteken een paar keer achter elkaar, zodat je de beste variant kunt kiezen. Neem een vel zonder lijnen of ruitjes, anders komen die ook in het bestand.

Stap 2. Fotografeer of scan. Fotografeer bij gelijkmatig daglicht bij het raam, zonder schaduwen van je hand of telefoon, en houd de camera strikt evenwijdig aan het vel zodat de handtekening niet scheef staat. Gebruik geen flits, die geeft een overbelichte vlek in het midden. Scannen is nog beter: gelijkmatig licht en geen vertekening. Is de foto met schaduwen of vergeling geworden, dan komt onze uitleg over hoe je de witbalans (white balance) corrigeert van pas. Het doel van deze stap is eenvoudig: een donkere handtekening op een zo wit en gelijkmatig mogelijke achtergrond.

Stap 3. Verwijder de witte achtergrond. Dit is de cruciale stap. De witte rechthoek rond de handtekening moet transparant worden gemaakt. De snelste weg is de achtergrond van de foto online verwijderen: het hulpmiddel laat alleen de lijnen van de handtekening op een transparante achtergrond over en geeft je een PNG. Zijn er op de scan nog kleine stipjes en rommel langs de randen blijven zitten, dan helpt het verwijderen van ongewenste elementen om na te reinigen. Na deze stap heb je een schone handtekening zonder achtergrond.

Stap 4. Sla op als PNG. Juist PNG, niet JPG: JPG kan geen transparantie bewaren en geeft je de witte achtergrond terug. Als je de handtekening als JPG opslaat, gaat al het werk aan het verwijderen van de achtergrond verloren. Bewaar het klare handtekeningbestand op je telefoon of in de cloud in een aparte map, en upload het daarna gewoon in het handtekeninghulpmiddel wanneer je een volgend document moet ondertekenen.

Veelgemaakte fouten in deze fase en hoe je ze oplost:

• De handtekening is grijs en halftransparant geworden. De oorzaak is een bleke pen of te weinig licht. Schrijf opnieuw met een gelpen en fotografeer feller, bij het raam overdag.
• Langs de randen bleef een grijze halo staan. Dat is een halfschaduw van de oorspronkelijke foto. Fotografeer rechter en contrastrijker, of reinig de randen na met het verwijderen van ongewenste elementen.
• De achtergrond werd verwijderd, maar nam een deel van de dunne lijnen van de handtekening mee. De lijnen waren te bleek en het hulpmiddel zag ze aan voor achtergrond. Je hebt een meer verzadigde handtekening op het origineel nodig.
• Opgeslagen als JPG en de achtergrond kwam terug. Sla het resultaat opnieuw op als PNG, transparantie leeft alleen daarin (ook nog in WebP en GIF, maar neem voor de handtekening PNG).

Tip: maak meteen ook een aparte PNG van je stempel als je een eenmanszaak of eigen organisatie hebt. Dan kun je in één keer zowel de handtekening als de stempel op het document zetten, zonder de procedure twee keer te herhalen.

Welke bestandseigenschappen van de handtekening goed zijn

Om de handtekening daarna schoon op elk document te kunnen zetten, richt je je op eenvoudige streefwaarden:

• Formaat - PNG (verplicht, voor de transparantie).
• Achtergrond - volledig transparant, zonder witte of grijze ondergrond.
• Kleur van de lijnen - zwart of donkerblauw, verzadigd en gelijkmatig.
• Breedte van het origineel - ongeveer 800 tot 1500 pixels aan de lange kant, dat is genoeg voor elke afdruk en het bestand blijft licht.
• Marges eromheen - minimaal, overtollige lege ruimte langs de randen kun je beter bijsnijden zodat de handtekening makkelijk te positioneren is.
• Bestandsgrootte - meestal 50 tot 300 KB, meer is voor een handtekening niet nodig.

Maak de handtekening niet te klein qua resolutie: als het origineel 200 pixels breed is, valt hij op een groot document uit elkaar in pixels. Fotografeer liever groter en verklein hem indien nodig pas op het document zelf.

Scan of foto: wat kies je voor het voorbeeld van de handtekening

Beide varianten werken, maar elk heeft zijn sterke kanten. Een scan van een gewone multifunctional geeft een perfect vlakke geometrie en een egale witte achtergrond, waarna de achtergrond bijna zonder artefacten verwijderd wordt. Eén nadeel: niet iedereen heeft thuis een scanner. Een foto met de telefoon is voor iedereen toegankelijk, moderne camera's leggen de handtekening gedetailleerd vast, maar er ontstaan risico's: schaduw van je hand, scheefstand door het kantelen van de telefoon, ongelijkmatig licht en een gelige tint van lampen.

Fotografeer je met de telefoon, houd dan deze regels in gedachten:

• Licht - daglicht, diffuus, bij het raam. Fotografeer niet onder een plafondlamp recht boven het vel, die geeft een lichtvlek.
• Hoek - camera strikt van boven, evenwijdig aan het vel, anders wordt de handtekening een trapezium.
• Schaduwen - houd je hand en telefoon zo dat ze niet op de handtekening vallen.
• Achtergrond - een schoon wit vel op een contrasterend oppervlak, zodat de randen van het vel zichtbaar zijn.
• Stabiliteit - vervaag niets, steun bij weinig licht met je ellebogen op tafel.

Veel scanner-apps op de telefoon kunnen de geometrie automatisch rechttrekken en het contrast opvoeren, dat is een goed compromis tussen een foto en een echte scanner. Na zo'n opname wordt de achtergrond merkbaar schoner verwijderd.

Dit is de belangrijkste sectie, en die wordt meestal overgeslagen. Een grafische handtekening, getekend of als afbeelding ingevoegd, is niet hetzelfde als een gekwalificeerde elektronische handtekening. Die mag je niet verwarren, om niet in de problemen te komen. We zetten uiteen wat wat is en waar welke handtekening toegestaan is.

Grafische handtekening (facsimile). Dit is een afbeelding van je handtekening op een document. In wezen is het het equivalent van een facsimile, een stempelkopie van de handtekening. Hij is geschikt voor een brede reeks alledaagse en zakelijke taken waarbij geen strikte juridische zwaarte vereist is:

• Interne documenten, memo's, afstemmingen binnen een bedrijf.
• Aanvragen, formulieren en vragenlijsten die als scan of foto worden geaccepteerd.
• Informele afspraken, facturen, commerciële voorstellen.
• Alle gevallen waarin de andere partij bereid is een ondertekende scan te accepteren.

Een belangrijke nuance bij het facsimile: het gebruik van een facsimilereproductie van de handtekening is alleen toegestaan in onderling overleg tussen partijen. Dat wil zeggen: als jij en je tegenpartij vooraf hebben afgesproken dat je een handtekening-afbeelding accepteert, dan werkt hij. Is er geen zo'n afspraak, dan mag de andere partij hem weigeren. Daarom is het voor zakelijke documenten nuttig om één keer schriftelijk vast te leggen dat partijen scans met een grafische handtekening uitwisselen.

Eenvoudige elektronische handtekening. Een tussenvariant. Dat is bijvoorbeeld inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord, een sms-code of een akkoordvinkje in een dienst. Volgens de wet kan ook die een document rechtsgeldig maken, als partijen dat zijn overeengekomen. Een grafische handtekening op een scan ligt qua gewicht dichter bij juist deze categorie.

Gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit is een cryptografische handtekening, uitgegeven door een geaccrediteerde certificeringsinstantie, gekoppeld aan jouw identiteit en beschermd tegen vervalsing. Alleen die wordt volgens de wet in strikte zin gelijkgesteld aan een eigenhandige handtekening en is nodig waar de prijs van een fout hoog is:

• Het indienen van documenten bij overheidsinstanties en rechtbanken.
• Vastgoedtransacties, belangrijke contracten met juridische gevolgen.
• Elektronische documentuitwisseling met tegenpartijen waar dat uitdrukkelijk is bepaald.
• Belasting, aanbestedingen, registratie- en vergunningshandelingen.

Een eenvoudige regel: als de andere partij bereid is een ondertekende scan of foto te accepteren, is een grafische handtekening genoeg, en ons hulpmiddel klaart de klus in een minuut. Gaat het document naar een overheidsinstantie, rechtbank of betreft het een serieuze transactie, dan is een volwaardige gekwalificeerde elektronische handtekening nodig, en een grafische afbeelding past daar niet. Doe het een niet voor het ander door en onderteken niet met een afbeelding wat een gekwalificeerde handtekening vereist, anders wordt het document simpelweg niet geaccepteerd of ongeldig verklaard.

En nog iets over gezond verstand: bewaar het bestand van je handtekening zorgvuldig, zoals je een bankpas bewaart. Een transparante PNG is in feite je kant-en-klare handtekening, die makkelijk overal op te zetten is. Deel hem niet in openbare chats en clouds met open toegang en geef hem niet aan buitenstaanders.

Typische documenten en welke handtekening daarbij past

Om niet elke keer te hoeven raden, houd je een korte leidraad voor ogen, waar een grafische handtekening genoeg is en waar een gekwalificeerde nodig is:

• Aanvraag bij een vereniging van eigenaren of tuinvereniging - een grafische handtekening op de scan is meestal genoeg.
• Toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens voor een dienst - meestal is een scan met grafische handtekening genoeg.
• Dienstverleningscontract met een tegenpartij - grafisch past, als partijen ermee instemmen scans uit te wisselen; leg dat voor de zekerheid vast in het contract.
• Factuur, werkbon, commercieel voorstel - een grafische handtekening en een stempel-afbeelding zijn meestal genoeg.
• Vragenlijst, formulier voor een werkgever, verlofaanvraag - een scan met handtekening volstaat.
• Indienen bij de belasting, rechtbank of overheid - een gekwalificeerde elektronische handtekening is nodig.
• Vastgoedtransactie, notariële handelingen - een gekwalificeerde handtekening of een persoonlijke eigenhandige handtekening is nodig.
• Krediet- of arbeidsovereenkomst - hangt af van de eisen van de partij, vaak is een gekwalificeerde handtekening of het origineel op papier nodig.

Het hoofdprincipe is overal hetzelfde: vraag de ontvangende partij in welke vorm ze het document accepteert. Voldoet een scan, dan klaart een grafische handtekening de klus. Vraagt men een officiële elektronische handtekening, dan past een afbeelding niet, en dat moet je vooraf weten, niet na het versturen.

Het ondertekenproces zelf werkt in elke browser hetzelfde: je opent het hulpmiddel, uploadt de afbeelding of scan van het document, voegt de handtekening toe, schuift hem naar de juiste plek en downloadt het resultaat. Maar de details verschillen per apparaat, dus we behandelen elk apart.

Online in de browser (algemene volgorde)

Dit is de basis die overal werkt, of het nu op de telefoon of op de pc is.

1. Open het hulpmiddel handtekening op document. Registratie en installatie zijn niet nodig.
2. Upload het document. Een foto of scan van de pagina in JPG of PNG voldoet. Heb je een PDF met meerdere pagina's, exporteer dan eerst de juiste pagina als afbeelding.
3. Kies de methode: de handtekening ter plekke tekenen of een kant-en-klare transparante PNG uploaden.
4. Zet de handtekening op de juiste plek door hem met de muis of vinger te verslepen. Verander indien nodig de grootte aan een hoekje, zodat hij in verhouding staat tot de handtekeningregel.
5. Controleer het resultaat: de handtekening mag de tekst en stempel niet afdekken, en mag niet te groot of microscopisch zijn.
6. Download het klare bestand. Het document is direct op jouw apparaat verwerkt en nergens heen gestuurd.

Op iPhone en iPad

Op Apple-apparaten zijn er twee wegen.

1. Via ons hulpmiddel in Safari. Open de pagina van het hulpmiddel, upload de foto van het document uit Foto's of Bestanden, zet de handtekening met je vinger of Apple Pencil. Op een iPad met stylus wordt de handtekening bijna niet te onderscheiden van een echte. Het gedownloade bestand komt in Bestanden of Foto's terecht.
2. Via de ingebouwde Markering (Markup). Voor PDF's en foto's heeft iOS een standaardfunctie: open het bestand, tik op het markeringssymbool (potlood in een cirkel), dan op de plus en het item Handtekening. Je kunt met je vinger ondertekenen en de handtekening bewaren voor hergebruik. Dat is handig voor een eenmalige handtekening direct in het systeem.

Als je juist een vooraf gemaakte transparante PNG van je papieren handtekening op een scan wilt zetten, is ons hulpmiddel handiger: de systeemmarkering biedt aan opnieuw te tekenen, niet om een kant-en-klaar bestand in te voegen.

Op Android

Op Android is er meestal geen standaard handtekeningknop, dus het browserhulpmiddel komt hier extra van pas.

1. Open het hulpmiddel handtekening op document in Chrome of een andere browser.
2. Upload de foto van het document uit de galerij of maak er nu meteen een opname van met de camera.
3. Onderteken met je vinger of stylus, of upload een kant-en-klare PNG van je handtekening uit het geheugen van de telefoon.
4. Zet de handtekening op zijn plek en download. Het bestand komt in de map Downloads terecht.

Tip voor Android: teken je met je vinger, draai de telefoon dan horizontaal, op het brede scherm wordt de handtekening netter.

Op Windows en Mac

Op de computer is het proces hetzelfde, via de browser, maar er zit een subtiliteit aan het tekenen.

1. Open het hulpmiddel in elke moderne browser: Chrome, Edge, Firefox, Safari.
2. Upload de scan of foto van het document.
3. Teken je met de muis, maak de handtekening dan groter en eenvoudiger, met de muis is het lastig kleine krullen na te maken. Verklein hem daarna op het document tot de juiste maat.
4. De beste optie op de pc is het uploaden van een kant-en-klare transparante PNG van je handtekening, die je één keer vanaf papier hebt gemaakt volgens de instructie hierboven.
5. Plaats de handtekening, voeg indien nodig een stempel als aparte PNG toe en download het resultaat.

Als het document een PDF is

Vaak komt een contract juist als PDF binnen. De logica is deze: ons handtekeninghulpmiddel werkt met een afbeelding van de pagina. Daarom is de handige route: verander de juiste PDF-pagina in een afbeelding, zet de handtekening en voeg de pagina's indien nodig weer samen tot een PDF via het hulpmiddel foto naar PDF. Zo krijg je een ondertekende PDF zonder zware editors te openen.

Zijn er veel pagina's en is de handtekening alleen op de laatste nodig, jaag dan niet het hele document door de afbeelding. Exporteer alleen de pagina waar de handtekening komt als afbeelding, onderteken die en plak hem terug. De overige pagina's blijven onaangeroerd.

Als het document in Word of Google Docs staat

Het komt voor dat een contract in een bewerkbaar formaat DOCX of als link naar een Google-document wordt gestuurd, en de handtekening direct in de tekst moet komen. Hier is de logica iets anders, want het is geen afbeelding maar een levend document.

1. Maak een transparante PNG van je handtekening volgens de instructie in de sectie hierboven. Transparantie is cruciaal: op een witte documentpagina zou een witte rechthoek rond de handtekening onopgemerkt blijven, maar als het document gekleurd is of de handtekening bij de rand van een tabel staat, verraadt de achtergrond zich meteen.
2. Zet in Word de cursor op de juiste plek en voeg de afbeelding van de handtekening in via het menu Invoegen en het item Afbeeldingen. Kies voor de afbeelding tekstterugloop Voor de tekst, zodat je de handtekening vrij kunt verschuiven en over de regel kunt leggen.
3. Gebruik in Google Documenten het menu Invoegen, dan Afbeelding, upload de PNG en kies eveneens terugloop Voor de tekst. De handtekening kun je met de muis slepen en aan de hoeken van formaat veranderen.
4. Sla het resultaat op of exporteer naar PDF, zodat de handtekening vast komt te staan en de ontvanger hem niet per ongeluk verschuift.

Een belangrijke subtiliteit: in een bewerkbaar document is een handtekening-afbeelding makkelijk per ongeluk te verschuiven of te verwijderen, dus de definitieve versie kun je bijna altijd beter als PDF aanleveren. PDF legt de plaatsing vast, en het document ziet er dan af uit, niet als een klad.

Hoe voeg je ook nog een stempel of datum toe

Vaak zijn naast de handtekening een organisatiestempel en een datum nodig. De stempel bereid je precies zo voor als de handtekening: afdruk op een wit vel, foto of scan, achtergrond verwijderen en opslaan als PNG. Vervolgens zet je in één keer op het document eerst de handtekening en dan de stempel, waarbij de stempel meestal deels over de handtekening valt, net als op papier. De datum kun je makkelijker vooraf in het document zelf typen of met de hand bijschrijven op dezelfde manier als de handtekening. Vergeet niet dat de datum moet overeenkomen met de werkelijke ondertekeningsdatum.

Voorbeeld van begin tot eind

We voegen alles samen in een levend scenario. Stel, je krijgt een dienstverleningscontract als PDF van drie pagina's, de handtekening is op de laatste nodig, en de tegenpartij is bereid een scan te accepteren.

1. Eén keer, vooraf, heb je op een wit vel met een gelpen ondertekend, met de telefoon bij het raam gefotografeerd, door het verwijderen van de achtergrond gehaald en het bestand signature.png opgeslagen. Dat staat al in je cloud.
2. Je opent de PDF en exporteert de derde pagina als afbeelding. Kan de app dat niet, maak dan een schermafbeelding van de pagina in volledige kwaliteit.
3. Je gaat naar het hulpmiddel handtekening op document en uploadt deze pagina.
4. Je uploadt signature.png, zet de handtekening op de regel Opdrachtnemer en past de grootte aan op de hoogte van de regel.
5. Heb je een bedrijfsstempel, dan voeg je die als aparte PNG toe zodat de afdruk de handtekening deels raakt.
6. Je downloadt de klare ondertekende pagina.
7. Via het hulpmiddel foto naar PDF voeg je de eerste twee originele pagina's en de derde ondertekende samen tot één PDF.
8. Je stuurt hem naar de tegenpartij. Het hele proces duurde ongeveer twee minuten, een printer en scanner waren niet nodig.

Merk op: de langste stap, het voorbereiden van het handtekeningbestand, heb je één keer en voorgoed gedaan. Daarna is elk nieuw document letterlijk uploaden, plaatsen, downloaden.

Om het ondertekende document professioneel te laten ogen en niet als een haastig geplakte afbeelding, loop je een korte checklist door voor het opslaan.

• Grootte van de handtekening. Hij moet qua hoogte ongeveer overeenkomen met de handtekeningregel of de naam ernaast. Een reusachtige handtekening over de hele pagina oogt onserieus, een microscopische is onleesbaar.
• Transparante achtergrond. Rond de handtekening mag geen witte of grijze rechthoek zitten. Is die er wel, dan heb je een JPG geüpload of de achtergrond niet verwijderd, ga terug naar de sectie over de transparante PNG.
• Positie. De handtekening staat op de daarvoor bestemde regel, botst niet met de stempel, de rekeninggegevens of de omliggende tekst. Op de plek waar Handtekening staat of waar je functie is vermeld.
• Contrast. De handtekening is goed zichtbaar tegen de achtergrond van het document. Een bleke handtekening op een grijze scan is lastig te onderscheiden, maak dan liever het origineel opnieuw.
• Rechtheid. De handtekening is niet scheef of per ongeluk gedraaid. Een horizontale handtekening op een horizontale regel.
• Uitvoerformaat. Stuur je het eindresultaat als afbeelding, dan voldoen PNG of JPG. Is een document nodig, voeg dan samen tot een PDF.
• Overtollige elementen. Samen met de handtekening zijn geen lijnen, ruitjes, vreemde aantekeningen of een deel van een aangrenzend vel in de scan terechtgekomen.
• Volledigheid van het document. Op het eindbestand zijn alle gegevens leesbaar, niets is aan de randen afgesneden, de pagina staat niet ondersteboven.

Apart nog over de situatie waarin de handtekening op meerdere pagina's nodig is. Bij contracten met meerdere pagina's moet vaak elk vel geparafeerd worden, dat wil zeggen een korte handtekening onderaan de pagina. In dat geval is het het handigst om een kant-en-klare PNG van de handtekening bij de hand te houden en de pagina's een voor een langs te gaan: zo is de handtekening overal hetzelfde en netjes. Parafen met de hand op elk vel tekenen duurt lang en ze verschillen onderling.

En de belangrijkste fouten die het resultaat bederven: een handtekening met een witte achtergrondrechthoek, een handtekening over de tekst, een handtekening als JPG in plaats van PNG bij het voorbereiden van het bestand, en een te grote of scheve handtekening. We behandelen hoe je elk oplost:

• Witte rechthoek rond de handtekening. Het handtekeningbestand mist transparantie. Haal het origineel door het verwijderen van de achtergrond en sla opnieuw op als PNG, plaats hem dan opnieuw.
• De handtekening dekt tekst of stempel af. Verschuif hem naar de daarvoor bestemde regel en verklein hem indien nodig. De handtekening moet het document aanvullen, niet iets belangrijks afdekken.
• De handtekening is uiteengevallen in pixels. Het bronbestand was te klein qua resolutie. Maak een nieuwe PNG groter, 800 tot 1500 pixels aan de lange kant.
• De handtekening is gedraaid of scheef. Meestal door schuin fotograferen. Fotografeer het voorbeeld strikt evenwijdig aan het vel en lijn hem bij het plaatsen uit met de regel.
• De handtekening is bleek en slecht zichtbaar. Het origineel is in de schaduw gemaakt of de pen was zwak. Schrijf opnieuw met een verzadigde gelpen en fotografeer bij daglicht.

Ze zijn allemaal in een minuut op te lossen als je weet waar je op moet letten, en dat weet je nu. Doe je het netjes vanaf de eerste keer, dan is het ondertekende document niet te onderscheiden van een dat met een pen is ondertekend en op een goede scanner is gescand, alleen dan zonder kwaliteitsverlies en zonder geren met een printer.

Heeft een handtekening-afbeelding op een scan juridische waarde?

Voor alledaagse en veel zakelijke taken ja, als de andere partij bereid is een ondertekende scan te accepteren. Het is een grafische handtekening, het equivalent van een facsimile, en volgens de wet is die toegestaan in onderling overleg tussen partijen. Voor het indienen bij overheidsinstanties, rechtbanken en serieuze transacties is een gekwalificeerde elektronische handtekening nodig, een afbeelding past daar niet.

Waarin verschilt een handtekening-afbeelding van een elektronische handtekening?

Een handtekening-afbeelding is simpelweg een afbeelding van je handtekening, ingevoegd in het document. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is een cryptografische sleutel van een certificeringsinstantie, gekoppeld aan jouw identiteit en beschermd tegen vervalsing. De eerste is handig voor een scan en alledaagse taken, de tweede is verplicht voor officiële documentuitwisseling.

Hoe maak ik een transparante achtergrond bij een handtekening?

Onderteken op een wit vel met een verzadigde pen, fotografeer of scan, verwijder daarna de achtergrond met het hulpmiddel voor het verwijderen van de achtergrond en sla het resultaat op als PNG. Juist PNG bewaart transparantie, JPG geeft de witte achtergrond terug.

Kan ik een document direct op de telefoon ondertekenen?

Ja. Open het hulpmiddel handtekening op document in de browser van je telefoon, upload de foto van het document en onderteken met je vinger of stylus, of upload een kant-en-klare PNG van je handtekening. Op de iPhone is er ook nog de standaard Markering voor een eenmalige handtekening. Het bestand wordt op het apparaat zelf verwerkt.

Gaat mijn document naar een vreemde server?

Nee. Ons hulpmiddel werkt rechtstreeks in de browser op jouw apparaat. Het document wordt niet naar de cloud geüpload en gaat nergens heen, alle verwerking gebeurt lokaal, en het klare bestand download je gewoon zelf. Dat is belangrijk, omdat documenten meestal persoonsgegevens bevatten.

Hoe onderteken ik een document in PDF-formaat?

Exporteer de juiste PDF-pagina als afbeelding, zet de handtekening in het hulpmiddel en voeg de pagina's indien nodig weer samen tot een PDF via het hulpmiddel foto naar PDF. Op de iPhone kun je een PDF ook via de ingebouwde Markering ondertekenen.

Kan ik ook een organisatiestempel toevoegen?

Ja. De stempel bereid je net zo voor als de handtekening: maak een afdruk op een wit vel, fotografeer of scan, verwijder de achtergrond met het hulpmiddel voor het verwijderen van de achtergrond en sla op als PNG. Vervolgens zet je in één keer op het document eerst de handtekening en dan de stempel, waarbij de afdruk de handtekening deels kan overlappen, net als op papier.

Is het veilig om het handtekeningbestand op de telefoon te bewaren?

Behandel het als een bankpas. Een transparante PNG is je kant-en-klare handtekening, die makkelijk op elk document te zetten is. Bewaar het bestand in een persoonlijke map of beveiligde cloud, plaats het niet in open chats en stuur het niet zonder noodzaak aan buitenstaanders.

Moet ik elke keer de handtekening opnieuw tekenen?

Nee. Maak één keer een transparante PNG van je handtekening vanaf papier en bewaar het bestand op je telefoon of in de cloud. Daarna upload je het gewoon in het hulpmiddel in vijf seconden, opnieuw tekenen hoeft niet, en de handtekening is altijd hetzelfde en herkenbaar.

Klaar om een document te ondertekenen? Teken je handtekening of maak één keer een transparante PNG van je echte handtekening, en zet die daarna in seconden op elk document. Ook handig: de achtergrond verwijderen om een transparante handtekening te maken, pagina's samenvoegen tot een PDF en de hele verzameling hulpmiddelen voor het werken met documenten en foto's.