Jak podpisać dokument online bez pieczątki i Photoshopa

Stawiamy podpis na skanie lub zdjęciu dokumentu wprost w przeglądarce, bez drukarki, skanera i Photoshopa. Omawiamy oba sposoby, jak zrobić faksymile z papieru i jaką moc prawną ma taki podpis.

Znajoma sytuacja: przysłano umowę, wniosek albo protokół w PDF lub jako obrazek, i trzeba go podpisać i odesłać. Klasyczna droga to wydrukować, podpisać długopisem, zeskanować albo sfotografować i wysłać. Długo, potrzebna drukarka i skaner, a na wyjściu krzywy, prześwietlony skan. Wielu próbuje wstawić podpis w Photoshopie i męczy się z zaznaczaniem, warstwami i przezroczystością, choć zadanie jest na minutę.

W praktyce większość ludzi nie ma w domu działającej drukarki, a jeśli ją ma, to atrament kończy się dokładnie w chwili, gdy dokument trzeba oddać dzisiaj. Wyprawa do punktu ksero to pół godziny czasu, kolejka i opłata za arkusz. Wszystko to po to, by postawić jeden zawijas na stronie, którą i tak widzisz na ekranie. Rozsądniej dodać podpis wprost do pliku elektronicznego, ani razu nie dotykając papieru.

My w studiu gdefoto codziennie pracujemy z obrazami i zrobiliśmy proste narzędzie, które stawia podpis na dokumencie prosto w przeglądarce. W tym artykule uczciwie omówimy oba sposoby podpisu, pokażemy, jak zamienić swój podpis z papieru w przezroczysty PNG, przejdziemy krok po kroku przez telefon, tablet i komputer, i osobno porozmawiamy o mocy prawnej takiego podpisu, bo to ważne i zwykle się o tym milczy. A jeśli chcesz po prostu to zrobić, możesz od razu postawić podpis na dokumencie online w naszym narzędziu.

Osobno podkreślmy prywatność. Dokumenty to zawsze dane osobowe: dane z dowodu, kwoty umów, adresy, dane firmowe. Nasze narzędzie działa wprost w przeglądarce na Twoim urządzeniu, plik nie jest wgrywany na żaden serwer i nigdzie nie wychodzi. Otwierasz stronę, obrazek jest przetwarzany lokalnie, wynik pobierasz do siebie. To zasadniczo różni się od usług chmurowych, do których dokument jest wysyłany na cudzy komputer, gdzie przez jakiś czas jest przechowywany, a Ty już nie kontrolujesz, co dalej się z nim dzieje.

Żeby od razu było jasne, czym podpis online jest lepszy od starej papierowej trasy, porównajmy najważniejsze punkty:

• Czas. Druk, podpis, skan i wysyłka zajmują 10-20 minut z szukaniem drukarki i papieru. Podpis wprost w przeglądarce to 1-2 minuty od wgrania dokumentu do gotowego pliku.
• Sprzęt. Stary sposób wymaga drukarki, papieru, atramentu oraz skanera lub aparatu. Online potrzebny jest tylko telefon albo komputer z przeglądarką.
• Jakość. Wydrukowany i ponownie zeskanowany dokument traci ostrość, łapie pasy i żółtość. Przy pracy z plikiem elektronicznym jakość pozostaje pierwotna, dodaje się tylko podpis.
• Pieniądze. Punkt ksero to opłata za każdy arkusz i droga tam i z powrotem. Narzędzie online jest darmowe i zawsze pod ręką.
• Powtarzalność. Każdy nowy papier trzeba drukować i skanować od nowa. Z gotowym PNG podpisu stawiasz go na dowolnym dokumencie w kilka sekund.

Dalej w artykule rozłożymy wszystko na czynniki pierwsze: jakie są dwa sposoby, jak raz zrobić schludny plik swojego podpisu, jak podpisać na różnych urządzeniach i co ważnego wiedzieć o stronie prawnej sprawy.

Postawić podpis na dokumencie można dwiema drogami, i każda ma swój przypadek. Najpierw krótko o istocie, dalej w artykule każdą omówimy krok po kroku.

Sposób 1. Narysować podpis wprost na ekranie. Nadaje się, gdy trzeba szybko i pod ręką nie ma wzoru. Rysujesz podpis myszą na laptopie albo palcem na telefonie i tablecie. Na telefonie wychodzi zauważalnie naturalniej, palec jest bliżej długopisu niż mysz, a na tablecie z rysikiem wynik prawie nie różni się od prawdziwego podpisu. Ten sposób jest dobry do nieformalnych uzgodnień i dokumentów wewnętrznych, gdzie ważny jest sam fakt podpisu, a nie idealna zgodność z podpisem z dowodu.

Sposób 2. Wgrać gotowy podpis w PNG z przezroczystym tłem. To najlepszy wariant, jeśli potrzebny jest właśnie Twój prawdziwy podpis. Raz robisz schludny plik podpisu, i dalej stawiasz go na dowolnym dokumencie w kilka sekund. Podpis wygląda dokładnie tak jak na papierze, bo to i jest Twój papierowy podpis, tylko przeniesiony do pliku.

Żeby łatwiej było wybrać, porównajmy sposoby według najważniejszych kryteriów:

• Szybkość za pierwszym razem - narysować: 10 sekund; wgrać PNG: 3-5 minut na przygotowanie pliku.
• Szybkość kolejnych razów - narysować: za każdym razem od nowa; wgrać PNG: 5 sekund, plik już gotowy.
• Podobieństwo do Twojego prawdziwego podpisu - narysować: średnie, zwłaszcza myszą; wgrać PNG: pełne, to Twój podpis z papieru.
• Gdzie jest na miejscu - narysować: dokumenty wewnętrzne i domowe; wgrać PNG: wszędzie, gdzie ważny jest rozpoznawalny osobisty podpis.
• Czy potrzebny wzór na papierze - narysować: nie; wgrać PNG: tak, raz.

Zasadniczo ważne dla drugiego sposobu: podpis musi być na przezroczystym tle, inaczej wokół niego będzie biały prostokąt zasłaniający tekst dokumentu. Dlatego jeśli po prostu sfotografowałeś podpis na białej kartce, białe tło trzeba usunąć. Jak to zrobić, omówimy niżej w osobnej sekcji.

W naszym narzędziu dostępne są oba sposoby od razu: można narysować podpis albo wgrać PNG i od razu postawić go na dokumencie. Narysowany podpis automatycznie idzie na przezroczystym tle, białe płótno nie trafia do wyniku, więc można go swobodnie przesuwać po tekście.

Który sposób wybrać w praktyce? Jeśli dokument jest wewnętrzny albo domowy, na przykład wniosek do zarządcy budynku, zgoda na przetwarzanie danych czy protokół wewnętrzny, a robisz to jednorazowo, prościej narysować podpis na miejscu. Jeśli zaś regularnie podpisujesz umowy, faktury i protokoły, i ważny jest dla Ciebie rozpoznawalny osobisty podpis, poświęć raz pięć minut i zrób przezroczysty PNG. Zwróci się to od pierwszego ponownego użycia. Wielu łączy oba: trzymają gotowy PNG do poważnych papierów i czasem rysują odręcznie do drobiazgów.

Jeszcze jeden argument za gotowym plikiem to jednolitość. Gdy podpis za każdym razem rysuje się od nowa, wychodzi trochę inny, i wybredny odbiorca może to zauważyć. Ten sam PNG zawsze wygląda jednakowo, jak prawdziwe faksymile, i nie budzi pytań.

Najczęstsze zapytanie: mam podpis na papierze, trzeba zamienić go w plik, który można stawiać na dokumentach. Robi się to raz, dalej korzystasz z gotowego PNG latami. Omówmy krok po kroku.

Krok 1. Podpisz się na czystej białej kartce. Bierz długopis z nasyconym tuszem, najlepiej żelowy albo cienkopis, czarny lub granatowy. Im większy kontrast podpisu do bieli, tym czyściej wytnie się tło. Blady długopis kulkowy daje szary podpis, który potem trudno oddzielić od tła. Podpisz się kilka razy z rzędu, żeby było z czego wybrać najlepszy wariant. Kartkę bierz bez linii i kratek, inaczej też trafią do pliku.

Krok 2. Sfotografuj albo zeskanuj. Rób zdjęcie przy równym świetle dziennym przy oknie, bez cieni od ręki i telefonu, trzymaj aparat ściśle równolegle do kartki, żeby podpis nie był przekrzywiony. Nie używaj lampy błyskowej, daje prześwietloną plamę na środku. Skan jest jeszcze lepszy: równe światło i żadnej geometrii. Jeśli zdjęcie wyszło z cieniami albo żółcią, przyda się nasz artykuł o tym, jak poprawić balans bieli. Cel tego kroku jest prosty: uzyskać ciemny podpis na maksymalnie białym, równym tle.

Krok 3. Usuń białe tło. To kluczowy krok. Biały prostokąt wokół podpisu trzeba uczynić przezroczystym. Najszybsza droga to usunąć tło ze zdjęcia online, narzędzie zostawi tylko linie podpisu na przezroczystym tle i odda PNG. Jeśli na skanie zostały drobne punkty i śmieci przy krawędziach, doczyścić pomoże usuwanie zbędnego. Po tym kroku masz w ręce czysty podpis bez tła.

Krok 4. Zapisz jako PNG. Właśnie PNG, a nie JPG: JPG nie umie przechowywać przezroczystości i zwróci Ci białe tło z powrotem. Jeśli zapiszesz podpis w JPG, cała praca nad usunięciem tła przepadnie. Gotowy plik podpisu trzymaj w telefonie albo chmurze w osobnym folderze, i dalej po prostu wgrywaj go do narzędzia podpisu, gdy trzeba podpisać kolejny dokument.

Częste błędy na tym etapie i jak je naprawić:

• Podpis wyszedł szary i półprzezroczysty. Przyczyna w bladym długopisie albo za słabym świetle. Przepisz długopisem żelowym i zrób zdjęcie jaśniej, przy oknie w dzień.
• Przy krawędziach został szary halo. To półcień z pierwotnego zdjęcia. Rób zdjęcie równiej i z większym kontrastem, albo doczyść krawędzie usuwaniem zbędnego.
• Tło się wycięło, ale zabrało część cienkich linii podpisu. Linie były zbyt blade i narzędzie wzięło je za tło. Potrzebny bardziej nasycony podpis na oryginale.
• Zapisano w JPG i tło wróciło. Zapisz wynik ponownie w PNG, przezroczystość żyje tylko w nim (jeszcze w WebP i GIF, ale do podpisu bierz PNG).

Rada: zrób przy okazji osobny PNG pieczątki lub stempla, jeśli prowadzisz działalność albo masz własną organizację. Wtedy na dokument można za jednym przejściem postawić i podpis, i pieczątkę, nie powtarzając procedury dwa razy.

Jakie parametry pliku podpisu uchodzą za dobre

Żeby podpis potem stawiał się czysto na dowolnym dokumencie, kieruj się prostymi wartościami docelowymi:

• Format - PNG (obowiązkowo, dla przezroczystości).
• Tło - całkowicie przezroczyste, bez białej ani szarej podkładki.
• Kolor linii - czarny albo granatowy, nasycony i jednolity.
• Szerokość oryginału - około 800-1500 pikseli na dłuższym boku, to wystarcza na każdy druk, a plik pozostaje lekki.
• Marginesy wokół - minimalne, zbędną pustą przestrzeń przy krawędziach lepiej przyciąć, żeby podpis dało się wygodnie umiejscawiać.
• Waga pliku - zwykle 50-300 KB, więcej dla podpisu nie potrzeba.

Nie rób podpisu zbyt małego pod względem rozdzielczości: jeśli oryginał ma 200 pikseli szerokości, na dużym dokumencie rozmyje się w piksele. Lepiej sfotografować z większą rozdzielczością i w razie potrzeby zmniejszyć już na dokumencie.

Skan czy zdjęcie: co wybrać na wzór podpisu

Oba warianty działają, ale każdy ma swoje mocne strony. Skan ze zwykłego urządzenia wielofunkcyjnego daje idealnie równą geometrię i jednolite białe tło, po nim tło usuwa się prawie bez artefaktów. Minus jeden: nie każdy ma w domu skaner. Zdjęcie telefonem jest dostępne wszystkim, współczesne aparaty fotografują podpis szczegółowo, ale pojawiają się ryzyka: cień od ręki, przekrzywienie z powodu nachylenia telefonu, nierównomierne światło i żółtawy odcień od lamp.

Jeśli robisz zdjęcie telefonem, trzymaj te zasady w głowie:

• Światło - dzienne, rozproszone, przy oknie. Nie fotografuj pod lampą sufitową wprost nad kartką, daje odblask.
• Kąt - aparat ściśle z góry, równolegle do kartki, inaczej podpis będzie trapezem.
• Cienie - rękę i telefon trzymaj tak, żeby nie padały na podpis.
• Tło - czysta biała kartka na kontrastowej powierzchni, żeby granice kartki były widoczne.
• Stabilność - nie poruszaj, przy słabym świetle oprzyj łokcie o stół.

Wiele aplikacji-skanerów na telefonie umie wyrównywać geometrię i podnosić kontrast automatycznie, to dobry kompromis między zdjęciem a prawdziwym skanerem. Po takim ujęciu tło usuwa się zauważalnie czyściej.

To najważniejsza sekcja, i zwykle się ją pomija. Podpis graficzny, narysowany albo wstawiony obrazkiem, to nie to samo co kwalifikowany podpis elektroniczny. Mylić ich nie wolno, żeby nie wpaść w tarapaty. Wyjaśnijmy, co jest czym i gdzie jaki podpis jest dopuszczalny.

Podpis graficzny (faksymile). To obraz Twojego podpisu na dokumencie. W istocie to odpowiednik faksymile, stempla-kopii podpisu. Nadaje się do szerokiego kręgu zadań domowych i roboczych, gdzie nie jest wymagana ścisła doniosłość prawna:

• Dokumenty wewnętrzne, notatki służbowe, uzgodnienia wewnątrz firmy.
• Wnioski, formularze i ankiety, które przyjmują w postaci skanu albo zdjęcia.
• Nieformalne ustalenia, faktury, oferty handlowe.
• Wszystkie przypadki, gdy druga strona zgadza się przyjąć podpisany skan.

Ważny niuans dotyczący faksymile: użycie faksymilowego odwzorowania podpisu jest zwykle dopuszczalne tylko za porozumieniem stron. To znaczy, jeśli Ty i kontrahent z góry ustaliliście, że przyjmujecie podpis-obrazek, to on działa. Jeśli takiego porozumienia nie ma, druga strona ma prawo go nie przyjąć. Dlatego przy dokumentach roboczych warto raz na piśmie ustalić, że strony wymieniają się skanami z podpisem graficznym.

Zwykły podpis elektroniczny. Wariant pośredni. To na przykład logowanie loginem i hasłem, kod SMS albo zaznaczenie zgody w serwisie. Zgodnie z przepisami o podpisie elektronicznym również może nadawać dokumentowi moc, jeśli strony się na to umówiły. Podpis graficzny na skanie swoją wagą jest bliższy właśnie tej kategorii.

Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES). To podpis kryptograficzny wydany przez akredytowany podmiot certyfikujący, powiązany z Twoją tożsamością i zabezpieczony przed podrobieniem. Tylko on jest z mocy prawa zrównany z podpisem własnoręcznym w ścisłym sensie i jest potrzebny tam, gdzie cena błędu jest wysoka:

• Składanie dokumentów do urzędów i sądów.
• Transakcje na nieruchomościach, ważne umowy z konsekwencjami prawnymi.
• Elektroniczny obieg dokumentów z kontrahentami, gdzie jest to wprost zastrzeżone.
• Sprawy podatkowe, zamówienia publiczne, czynności rejestrowe i licencyjne.

Prosta zasada: jeśli druga strona jest gotowa przyjąć podpisany skan lub zdjęcie, podpis graficzny wystarcza, i nasze narzędzie zamyka zadanie w minutę. Jeśli dokument idzie do urzędu, sądu albo to poważna transakcja, potrzebny jest pełnoprawny kwalifikowany podpis elektroniczny, i obrazek graficzny tu się nie nada. Nie wydawaj jednego za drugie i nie podpisuj obrazkiem tego, co wymaga podpisu kwalifikowanego, inaczej dokument po prostu nie zostanie przyjęty albo zostanie uznany za nieważny.

I jeszcze o zdrowym rozsądku: przechowuj plik swojego podpisu starannie, jak przechowujesz kartę bankową. Przezroczysty PNG to w istocie Twój gotowy podpis, który łatwo postawić gdziekolwiek. Nie wrzucaj go do wspólnych czatów i chmur z otwartym dostępem i nie oddawaj osobom postronnym.

Typowe dokumenty i jaki podpis do nich pasuje

Żeby nie zgadywać za każdym razem, miej przed oczami krótki drogowskaz, gdzie podpis graficzny wystarcza, a gdzie potrzebny jest kwalifikowany:

• Wniosek do zarządcy budynku, wspólnoty, spółdzielni - podpis graficzny na skanie zwykle wystarcza.
• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych dla serwisu - najczęściej wystarcza skan z podpisem graficznym.
• Umowa o świadczenie usług z kontrahentem - graficzny pasuje, jeśli strony zgadzają się wymieniać skanami; dla pewności ustalcie to w umowie.
• Faktura, protokół odbioru prac, oferta handlowa - podpis graficzny i pieczątka-obrazek zwykle wystarczają.
• Ankieta, formularz dla pracodawcy, wniosek o urlop - wystarcza skan z podpisem.
• Składanie do urzędu skarbowego, sądu, e-urzędu - potrzebny kwalifikowany podpis elektroniczny (QES).
• Transakcja na nieruchomości, czynności notarialne - potrzebny QES albo osobisty podpis własnoręczny.
• Umowa kredytowa lub o pracę - zależy od wymagań strony, często potrzebny QES albo oryginał na papierze.

Główna zasada wszędzie jest jedna: zapytaj stronę przyjmującą, w jakiej postaci przyjmie dokument. Jeśli wystarcza skan, podpis graficzny zamyka zadanie. Jeśli wymagają oficjalnego podpisu elektronicznego, obrazek się nie nada, i trzeba to zrozumieć z góry, a nie po wysyłce.

Sam proces podpisu jest tak samo urządzony w każdej przeglądarce: otwierasz narzędzie, wgrywasz obrazek lub skan dokumentu, dodajesz podpis, przesuwasz go w potrzebne miejsce i pobierasz wynik. Ale szczegóły na różnych urządzeniach się różnią, dlatego omówimy każde osobno.

Online w przeglądarce (kolejność ogólna)

To baza, która działa wszędzie, choćby na telefonie, choćby na komputerze.

1. Otwórz narzędzie podpis na dokumencie. Rejestracja i instalacja nie są potrzebne.
2. Wgraj dokument. Nada się zdjęcie albo skan strony w JPG lub PNG. Jeśli masz wielostronicowy PDF, najpierw wyeksportuj potrzebną stronę jako obrazek.
3. Wybierz sposób: narysować podpis na miejscu albo wgrać gotowy przezroczysty PNG.
4. Postaw podpis w potrzebnym miejscu, przeciągając go myszą lub palcem. W razie potrzeby zmień rozmiar za narożnik, żeby był proporcjonalny do linii podpisu.
5. Sprawdź wynik: podpis nie powinien zasłaniać tekstu i pieczątki, nie powinien być zbyt duży ani mikroskopijny.
6. Pobierz gotowy plik. Dokument został przetworzony wprost na Twoim urządzeniu i nigdzie nie był wysyłany.

Na iPhonie i iPadzie

Na sprzęcie Apple są dwie drogi.

1. Przez nasze narzędzie w Safari. Otwórz stronę narzędzia, wgraj zdjęcie dokumentu ze Zdjęć albo Plików, postaw podpis palcem lub Apple Pencil. Na iPadzie z rysikiem podpis wychodzi prawie nie do odróżnienia od prawdziwego. Pobrany plik zapisze się w Plikach lub Zdjęciach.
2. Przez wbudowane Oznaczanie (Markup). Dla PDF i zdjęć w iOS jest funkcja systemowa: otwórz plik, naciśnij ikonę oznaczania (ołówek w kółku), następnie plus i pozycję Podpis. Można podpisać się palcem i zapisać podpis do ponownego użycia. To wygodne do jednorazowego podpisu wprost w systemie.

Jeśli trzeba właśnie postawić wcześniej zrobiony przezroczysty PNG swojego papierowego podpisu na skanie, nasze narzędzie jest wygodniejsze: systemowe oznaczanie proponuje rysować od nowa, a nie wstawiać gotowy plik.

Na Androidzie

Na Androidzie systemowego przycisku podpisu zwykle nie ma, dlatego narzędzie przeglądarkowe tu szczególnie ratuje.

1. Otwórz narzędzie podpis na dokumencie w Chrome albo innej przeglądarce.
2. Wgraj zdjęcie dokumentu z galerii albo zrób zdjęcie aparatem od razu teraz.
3. Podpisz się palcem lub rysikiem, albo wgraj gotowy PNG podpisu z pamięci telefonu.
4. Postaw podpis na miejsce i pobierz. Plik trafi do folderu Pobrane.

Rada dla Androida: jeśli rysujesz palcem, obróć telefon poziomo, na szerokim ekranie podpis wychodzi równiej.

Na Windows i Mac

Na komputerze proces jest ten sam, przez przeglądarkę, ale jest subtelność z rysowaniem.

1. Otwórz narzędzie w dowolnej nowoczesnej przeglądarce: Chrome, Edge, Firefox, Safari.
2. Wgraj skan lub zdjęcie dokumentu.
3. Jeśli rysujesz myszą, rób podpis większy i prostszy, myszą trudno powtórzyć drobne zawijasy. Następnie zmniejsz go na dokumencie do potrzebnego rozmiaru.
4. Najlepszy wariant na komputerze to wgrać gotowy przezroczysty PNG swojego podpisu, który raz zrobiłeś z papieru według instrukcji wyżej.
5. Umieść podpis, w razie potrzeby dodaj pieczątkę osobnym PNG i pobierz wynik.

Jeśli dokument jest w PDF

Często umowa przychodzi właśnie w PDF. Logika jest taka: nasze narzędzie podpisu pracuje z obrazkiem strony. Dlatego wygodna trasa to zamienić potrzebną stronę PDF w obraz, postawić podpis, a następnie w razie potrzeby złożyć strony z powrotem w PDF przez narzędzie zdjęcie do PDF. Tak uzyskujesz podpisany PDF, nie otwierając ciężkich edytorów.

Jeśli stron jest dużo, a podpis potrzebny tylko na ostatniej, nie przepędzaj przez obrazek całego dokumentu. Wyeksportuj jako obraz tylko tę stronę, gdzie stawia się podpis, podpisz ją i wklej z powrotem. Pozostałe strony pozostają nietknięte.

Jeśli dokument jest w Wordzie lub Dokumentach Google

Bywa, że umowę przysłano w edytowalnym formacie DOCX albo linkiem do Dokumentu Google, i podpis trzeba postawić wprost w tekście. Tu logika jest nieco inna, bo to nie obrazek, a żywy dokument.

1. Przygotuj przezroczysty PNG swojego podpisu według instrukcji z sekcji wyżej. Przezroczystość jest krytyczna: na białej stronie dokumentu biały prostokąt wokół podpisu byłby niewidoczny, ale jeśli dokument jest kolorowy albo podpis stoi przy granicy tabeli, tło od razu się zdradzi.
2. W Wordzie ustaw kursor w potrzebnym miejscu, następnie wstaw obrazek podpisu przez menu Wstawianie i pozycję Obrazy. Wybierz dla obrazka oblewanie tekstem Przed tekstem, żeby swobodnie przesuwać podpis i nakładać go na linię.
3. W Dokumentach Google użyj menu Wstaw, następnie Obraz, wgraj PNG i tak samo wybierz oblewanie Przed tekstem. Podpis można przeciągać myszą i zmieniać rozmiar za narożniki.
4. Zapisz albo wyeksportuj wynik do PDF, żeby podpis się utrwalił i odbiorca przypadkiem go nie przesunął.

Ważna subtelność: w edytowalnym dokumencie podpis-obrazek łatwo przypadkiem przesunąć albo usunąć, dlatego wersję finalną prawie zawsze lepiej oddawać w PDF. PDF utrwala położenie, i dokument wygląda jak gotowy, a nie jak brudnopis.

Jak dodać jeszcze pieczątkę lub datę

Często obok podpisu potrzebna jest pieczątka organizacji i data. Pieczątka przygotowuje się dokładnie tak jak podpis: odcisk na białej kartce, zdjęcie albo skan, usunięcie tła i zapis w PNG. Dalej na dokument za jednym przejściem stawia się najpierw podpis, potem pieczątkę, przy czym pieczątka zwykle częściowo nachodzi na podpis, jak i na papierze. Datę wygodniej wpisać z góry w samym dokumencie albo dopisać odręcznie tym samym sposobem co podpis. Nie zapomnij, że liczba powinna odpowiadać rzeczywistej dacie podpisania.

Przykład od początku do końca

Zbierzmy wszystko razem na żywym scenariuszu. Załóżmy, że przyszła Ci umowa o świadczenie usług w PDF na trzech stronach, podpis potrzebny na ostatniej, a kontrahent jest gotów przyjąć skan.

1. Raz, z wyprzedzeniem, podpisałeś się na białej kartce długopisem żelowym, sfotografowałeś telefonem przy oknie, przepuściłeś przez usunięcie tła i zapisałeś plik signature.png. On już leży u Ciebie w chmurze.
2. Otwierasz PDF i eksportujesz trzecią stronę jako obrazek. Jeśli aplikacja nie umie, robisz zrzut ekranu strony w pełnej jakości.
3. Wchodzisz do narzędzia podpis na dokumencie, wgrywasz tę stronę.
4. Wgrywasz signature.png, stawiasz podpis na linię Wykonawca, dopasowujesz rozmiar do wysokości linii.
5. Jeśli masz pieczątkę firmową, dodajesz ją osobnym PNG tak, żeby odcisk częściowo dotykał podpisu.
6. Pobierasz gotową podpisaną stronę.
7. Przez narzędzie zdjęcie do PDF składasz dwie pierwsze oryginalne strony i trzecią podpisaną w jeden PDF.
8. Wysyłasz kontrahentowi. Cały proces zajął około dwóch minut, drukarka i skaner nie były potrzebne.

Zauważ: najdłuższy krok, przygotowanie pliku podpisu, zrobiłeś raz i na zawsze. Dalej każdy nowy dokument to dosłownie wgrać, postawić, pobrać.

Żeby podpisany dokument wyglądał profesjonalnie, a nie jak naprędce przyklejony obrazek, przejdź przez krótką listę kontrolną przed zapisem.

• Rozmiar podpisu. Powinien mniej więcej pokrywać się wysokością z linią podpisu albo nazwiskiem obok. Gigantyczny podpis przez całą stronę wygląda niepoważnie, mikroskopijny nieczytelnie.
• Przezroczyste tło. Wokół podpisu nie powinno być białego ani szarego prostokąta. Jeśli jest, wgrałeś JPG albo nie usunąłeś tła, wróć do sekcji o przezroczystym PNG.
• Położenie. Podpis stoi na wyznaczonej linii, nie najeżdża na pieczątkę, dane firmowe i sąsiedni tekst. W miejscu, gdzie napisano Podpis albo wskazano Twoje stanowisko.
• Kontrast. Podpis jest dobrze widoczny na tle dokumentu. Blady podpis na szarym skanie trudno rozróżnić, lepiej przerobić oryginał.
• Równość. Podpis nie jest przekrzywiony ani przypadkiem obrócony. Poziomy podpis na poziomej linii.
• Format na wyjściu. Jeśli wynik wysyłasz jako obrazek, PNG lub JPG się nada. Jeśli potrzebny dokument, złóż w PDF.
• Zbędne elementy. Razem z podpisem na skan nie trafiły linie, kratki, postronne notatki ani część sąsiedniej kartki.
• Kompletność dokumentu. Na pliku końcowym czytają się wszystkie dane, nic nie jest obcięte przy krawędziach, strona nie jest odwrócona.

Osobno o sytuacji, gdy podpis potrzebny jest na kilku stronach. Na wielostronicowych umowach często wymaga się parafowania każdej kartki, czyli postawienia krótkiego podpisu na dole strony. W tym przypadku najwygodniej trzymać gotowy PNG podpisu i przechodzić po stronach po jednej: tak podpis wszędzie jest jednakowy i schludny. Rysować parafy ręcznie na każdej kartce jest długo i będą się między sobą różnić.

I główne błędy, które psują wynik: podpis z białym tłem-prostokątem, podpis na tekście, podpis w JPG zamiast PNG przy przygotowaniu pliku, i zbyt duży albo krzywy podpis. Omówmy, jak naprawić każdy:

• Biały prostokąt wokół podpisu. Plik podpisu bez przezroczystości. Przepuść oryginał przez usunięcie tła i zapisz ponownie w PNG, następnie postaw od nowa.
• Podpis zasłania tekst lub pieczątkę. Przesuń go na wyznaczoną linię i w razie potrzeby zmniejsz. Podpis powinien uzupełniać dokument, a nie zasłaniać ważne.
• Podpis rozmył się w piksele. Plik źródłowy był zbyt mały pod względem rozdzielczości. Zrób nowy PNG większy, 800-1500 pikseli na dłuższym boku.
• Podpis obrócony lub przekrzywiony. Najczęściej z powodu zdjęcia pod kątem. Sfotografuj wzór ściśle równolegle do kartki i przy wstawianiu wyrównaj do linii.
• Podpis blady i słabo widoczny. Oryginał zrobiony w cieniu albo długopis był słaby. Przepisz nasyconym długopisem żelowym i sfotografuj przy świetle dziennym.

Wszystkie rozwiązują się w minutę, jeśli wiesz, na co patrzeć, a teraz wiesz. Jeśli zrobić starannie za pierwszym razem, podpisany dokument będzie nie do odróżnienia od tego, który podpisano długopisem i zeskanowano na dobrym skanerze, tylko bez straty jakości i bez bieganiny z drukarką.

Czy podpis-obrazek na skanie ma moc prawną?

Do zadań domowych i wielu roboczych tak, jeśli druga strona zgadza się przyjąć podpisany skan. To podpis graficzny, odpowiednik faksymile, i z mocy prawa jest dopuszczalny za porozumieniem stron. Do składania do urzędów, sądów i przy poważnych transakcjach potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny (QES), obrazek się tam nie nada.

Czym podpis-obrazek różni się od podpisu elektronicznego?

Podpis-obrazek to po prostu obraz Twojego podpisu wstawiony do dokumentu. Kwalifikowany podpis elektroniczny to klucz kryptograficzny z podmiotu certyfikującego, powiązany z Twoją tożsamością i zabezpieczony przed podrobieniem. Pierwszy jest wygodny do skanu i zadań domowych, drugi jest obowiązkowy przy oficjalnym obiegu dokumentów.

Jak zrobić przezroczyste tło u podpisu?

Podpisz się na białej kartce nasyconym długopisem, sfotografuj albo zeskanuj, następnie usuń tło przez narzędzie usuwania tła i zapisz wynik w PNG. Właśnie PNG przechowuje przezroczystość, JPG zwróci białe tło z powrotem.

Czy można podpisać dokument wprost na telefonie?

Tak. Otwórz narzędzie podpis na dokumencie w przeglądarce telefonu, wgraj zdjęcie dokumentu i podpisz się palcem lub rysikiem, albo wgraj gotowy PNG podpisu. Na iPhonie jest jeszcze systemowe Oznaczanie do jednorazowego podpisu. Plik jest przetwarzany na samym urządzeniu.

Czy mój dokument trafia na cudzy serwer?

Nie. Nasze narzędzie działa wprost w przeglądarce na Twoim urządzeniu. Dokument nie jest wgrywany do chmury i nigdzie nie jest wysyłany, całe przetwarzanie idzie lokalnie, a gotowy plik po prostu pobierasz do siebie. To ważne, bo w dokumentach zwykle są dane osobowe.

Jak podpisać dokument w formacie PDF?

Wyeksportuj potrzebną stronę PDF jako obrazek, postaw podpis w narzędziu, a następnie w razie potrzeby złóż strony z powrotem w PDF przez narzędzie zdjęcie do PDF. Na iPhonie PDF można podpisać i przez wbudowane Oznaczanie.

Czy można postawić jeszcze pieczątkę organizacji?

Tak. Pieczątka przygotowuje się tak jak podpis: zrób odcisk na białej kartce, sfotografuj albo zeskanuj, usuń tło przez usunięcie tła i zapisz w PNG. Następnie na dokument za jednym przejściem stawiasz najpierw podpis, potem pieczątkę, przy czym odcisk może częściowo nachodzić na podpis, jak i na papierze.

Czy bezpiecznie jest przechowywać plik podpisu na telefonie?

Traktuj go jak kartę bankową. Przezroczysty PNG to Twój gotowy podpis, który łatwo postawić na dowolnym dokumencie. Przechowuj plik w prywatnym folderze albo zabezpieczonej chmurze, nie wrzucaj do otwartych czatów i nie wysyłaj osobom postronnym bez potrzeby.

Czy trzeba za każdym razem rysować podpis od nowa?

Nie. Zrób raz przezroczysty PNG swojego podpisu z papieru i trzymaj plik w telefonie albo chmurze. Dalej po prostu wgrywaj go do narzędzia w pięć sekund, rysować od nowa nie trzeba, a podpis zawsze będzie jednakowy i rozpoznawalny.

Gotowy podpisać dokument? Narysuj podpis albo raz zrób przezroczysty PNG swojego prawdziwego podpisu, i dalej stawiaj go na dowolnym dokumencie w kilka sekund. Zacznij już teraz i postaw podpis na dokumencie online.